É muito importante que estes manuais sejam atualizados constantemente para que a empresa se mantenha adaptada às mudanças do mercado e assim permaneça competitiva e eficiente. Além disto, a atualização também norteará treinamentos e outros modelos de capacitação necessários.
Como realizar a atualização de processos
1. Atribuir gestão
É importante determinar quem ou qual setor, dentro da estrutura da franquia, será responsável pela gestão de processos, realizando a atualização dos manuais e/ou a definição dos treinamentos e capacitação necessários.
O ideal é que este responsável possua autonomia para realização das suas tarefas e seja responsável pelo todo, para que assim o processo ocorra com agilidade e dentro do ritmo esperado.
2. Organizar o fluxo de atualização
Será muito proveitoso para todo o processo criar um fluxo para recebimento de solicitações de ajustes nos manuais, pois de acordo com a vivência e ganho de experiência, os franqueados podem identificar pontos de melhoria e devem, sem dúvidas, ser incentivados a participar deste processo.
3. Criar canais eficientes
Além de organizar a forma como será realizada a comunicação, também será necessário criar canais que facilitem este trânsito de dados e feedbacks. Criar uma plataforma que permita a transmissão de dados é uma boa opção. Entre os possíveis formatos para desenvolver soluções estão:
• Formatação de uma estrutura de intranet
• Criação de aplicativos personalizados
• Utilização de softwares open source, entre outras.
Com as estruturas de comunicação formadas adotando algum dos exemplos acima será possível cadastrar e distribuir as atualizações dos manuais, enviar para as unidades informes sobre as alterações, receber e dar feedbacks.
4. Responder dúvidas e solicitações
Ao estimular a participação dos franqueados, é importante valorizar o trabalho e a interação de cada um deles, por isto, todas as indicações de melhorias precisam ser avaliadas e respondidas, caso isto não ocorra, ficará a sensação de que o processo é meramente burocrático e não vale a pena continuar tentando aperfeiçoar manuais e os processos das franquias.
5. Valorizar alterações bem-sucedidas
Fazer isto ajudará muito na motivação de toda a rede de franquias, tanto no que diz respeito à participação, quanto no que se refere a desenvolvimento do modelo de negócio, pois os franqueados terão certeza do potencial e comprometimento da marca com o processo de desenvolvimento contínuo.
Para isto, é importante divulgar para toda rede as melhorias que surgiram a partir de solicitações de franqueados e parabeniza-los publicamente pela iniciativa, pois isso gerará uma competição positiva na rede, motivando todos a melhorarem os processos das franquias.
6. Continuar o processo de capacitação
Além da atualização dos guias é preciso continuar aperfeiçoando o processo de transmissão de conhecimento, desenvolvendo também treinamentos, presenciais ou e-learning; reuniões periódicas com visitação à rede; vídeo conferências; convenções anuais ou até mesmo contratação de consultorias para transmissão dos novos conceitos e pontos de desenvolvimento.
Clique aqui e cadastre-se para receber informações exclusivas. É gratuito!
